Informatie over gegevensbeheer en toestemmingsregels

1. De gegevensbeheerder

2. De reikwijdte en beginselen van het prospectus

Deze informatie is van toepassing op bezoekers, registranten, gebruikers, bedrijfsaccounts en uitgenodigde leden van de AIOS Business-website. De Dienstverlener handelt volgens de beginselen van legaliteit, eerlijke procedure, transparantie, doelgerichtheid, datazuinigheid, nauwkeurigheid, beperkte opslagcapaciteit, integriteit en vertrouwelijkheid.

De tijdens de registratie verstrekte gegevens kunnen worden gebruikt voor het aanmaken van het account en de werkplek, het uitvoeren van de dienst, de beveiliging, de kostenmeting en wettelijke verplichtingen. Registratie betekent niet dat u toestemming heeft om gegevens voor een onbeperkt, niet nader gespecificeerd doel te gebruiken.

3. Toepasselijke wetten

• het Europees Parlement en de Raad Verordening (EU) 2016/679 (AVG);
• over het recht op zelfbeschikking over informatie en de vrijheid van informatie CXII van de wet van 2011 (Infotv.);
• over elektronische handelsdiensten CVIII van de wet van 2001;
• over economische reclameactiviteiten XLVIII van de wet van 2008, evenals de verplichte gegevensbeschermingsregels die van toepassing zijn in het betreffende land.

4. Beheerde gegevens

5. Doel, rechtsgrond en duur van het gegevensbeheer

Gegevensbeschermingsrollen van partnerprogramma's

6. Registratieverklaringen

Gegevensbeschermingsrollen van gebruikersnieuwsbriefcampagnes

7. AI-router en datatransmissie voor modellen

AIOS Business draagt niet automatisch alle gegevens over aan alle vermelde AI-providers. De inhoud van de taak kan alleen worden verzonden naar een of meer dienstverleners die de gebruiker kiest of die de AI-router aanwijst om de gegeven taak uit te voeren. De verzending is beperkt tot de noodzakelijke gegevens en het systeem geeft actieve modelverbindingen op de interface aan.

De Gebruiker dient te vermijden dat onnodige persoonlijke gegevens, bijzondere gegevens, bedrijfsgeheimen, advocatengeheimen, bankkaartgegevens, wachtwoorden of andere authenticatiegegevens worden geüpload. U kunt alleen de gegevens van een derde partij uploaden met een passende wettelijke basis en met informatie.

8. Regels voor gegevensbeheer van externe AI-dienstverleners

Op de gegevensverwerking die zij uitvoeren zijn de voorwaarden van externe dienstverleners van toepassing. Het eigen informatieblad van AIOS en de documenten van de dienstverlener moeten samen worden gelezen. Voordat de dienstverlener wordt geactiveerd, is de dienstverlener verplicht de overeenkomstige contractuele, veiligheids- en internationale garanties voor gegevensoverdracht te controleren.

9. Opslag, authenticatie en aanvullende gegevensverwerkers

Een cloud- en opslagdienstverlener werkt mee aan de technische werking van de website, database en bestandsopslag. Als u zich aanmeldt, krijgt AIOS Business het geverifieerde e-mailadres en de naam van uw ChatGPT-account, indien beschikbaar. E-mail, CRM, ERP, boekhouding, analytics of andere integraties hebben alleen toegang tot gegevens nadat de gebruiker expliciet verbinding heeft gemaakt en de benodigde rechten heeft verleend.

De lijst met huidige feitelijke gegevensverwerkers en subgegevensverwerkers wordt bijgewerkt door de Dienstverlener wanneer deze een nieuwe dienst activeert. Op grond van wetgeving kunnen gegevens worden doorgegeven aan autoriteiten, rechtbanken of andere bevoegde instanties.

9/A. Google-gebruikersgegevens en Gmail-koppeling

9/B. Microsoft user data and the Microsoft 365 connection

10. Bank- en bankkaartgegevens

11. Gegevensbeveiliging en toegang

De serviceprovider beschermt gegevens met risicoevenredige technische en organisatorische maatregelen, zoals gecodeerde gegevensoverdracht, toegangscontrole, scheiding van organisatorische werkruimten, logboekregistratie, API-sleutels die worden behandeld als geheime variabelen, autorisatiebeoordeling, back-up- en incidentbeheerprocedures.

Alleen bevoegde personen en contractuele gegevensverwerkers hebben toegang tot persoonlijke gegevens, alleen voor zover dit noodzakelijk is voor hun taken en onder vertrouwelijkheid. Geen enkel internetsysteem kan absolute, risicovrije veiligheid beloven; de Dienstverlener evalueert en ontwikkelt daarom voortdurend beschermingsmaatregelen.

Isolatie van de inhoud van de werkruimte. Bij normaal gebruik kan de inhoud van de werkruimte van Gebruiker alleen worden bekeken door Gebruiker en door hem geautoriseerde werkruimteleden. De medewerkers van de Dienstverlener lezen of gebruiken de inhoud die is opgeslagen in de werkruimte niet voor zakelijke doeleinden. Tegelijkertijd verwerkt het systeem de gegevens technisch om de dienst uit te voeren, en de inhoud die nodig is om de geselecteerde taak uit te voeren, kan op basis van deze informatie worden doorgestuurd naar een gegevensverwerker of een AI-dienstverlener.

Uitzonderlijk, alleen voor zover nodig, met de juiste autorisatie, vertrouwelijkheid en, indien mogelijk, logging, kan een bevoegd persoon toegang krijgen tot de inhoud, als dit vereist is door de door de Gebruiker gevraagde technische ondersteuning, het onderzoek naar een beveiligingsincident, het voorkomen van misbruik, systeemherstel of een dwingende wettelijke of officiële bepaling. Dergelijke toegang mag niet worden gebruikt voor reclame, profilering of het gebruik van de inhoud van de Gebruiker voor onafhankelijke zakelijke doeleinden.

Behoud aan de serverzijde en continuïteit van de workflow vervangen de eigen back-up van de gebruiker niet. Het regelmatig exporteren van belangrijke voltooide werken en documenten wordt aanbevolen, omdat gegevensverlies als gevolg van server-, back-upopslag, netwerk- of softwarefouten, stroomuitval, cyberaanvallen, fouten van externe dienstverleners of overmacht in geen enkel IT-systeem volledig kan worden uitgesloten.

12. Internationale gegevensoverdracht

Als een gegevensverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, kan de overdracht alleen plaatsvinden in overeenstemming met Hoofdstuk V van de AVG, zoals een nalevingsbesluit, passende garanties, algemene contractvoorwaarden en, indien nodig, een gegevensoverdrachteffectbeoordeling. Als er geen adequate bescherming kan worden gegarandeerd, wordt de betreffende integratie niet geactiveerd of beperkt door de Dienstverlener.

13. Rechten van belanghebbenden Het kan worden verzonden naar

De betrokkene kan informatie en inzage vragen, de correctie of verwijdering van zijn gegevens, de beperking van het gegevensbeheer en – indien aan de voorwaarden daarvoor is voldaan – de opslag van zijn gegevens verzoeken; U kunt bezwaar maken tegen de gegevensverwerking op basis van gerechtvaardigd belang en uw toestemming intrekken. De aanvraag wordt ingediend door support@aios-business.com. In de regel zal de Dienstverlener binnen een maand reageren en indien nodig de identiteit van de aanvrager verifiëren.

De geregistreerde gebruiker kan de permanente verwijdering van zijn account en werkruimte initiëren in het menu Instellingen van het account. Na bevestigde verwijdering kan de inhoud van het account en de actieve werkruimte niet worden hersteld. Dit heeft geen invloed op de gegevens die Dienstverlener verplicht is om gedurende een beperkte periode te bewaren vanwege een wettelijke verplichting, wettelijke eis of documentatie van een beveiligingsincident.

Klachten kunnen worden ingediend a Nationale autoriteit voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie (1055 Boedapest, Falk Miksa utca 9–11.; postadres: 1363 Boedapest, Pf. 9.), kunt u ook een verzoek indienen bij de betreffende rechtbank. Een betrokkene die in een ander land woont, kan ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van zijn woonplaats.

14. Gegevens van kinderen

De dienst kan niet worden gebruikt door personen jonger dan 13 jaar. Als het betreffende land een hogere digitale leeftijdsgrens hanteert, geldt de hogere leeftijdsgrens. Onder de 18 jaar is toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist. Als de Dienstverlener merkt dat de gegevens van een kind zonder toestemming in het systeem zijn ingevoerd, zal hij onmiddellijk de nodige maatregelen nemen.

15. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De AI-router kan op basis van technische overwegingen een model kiezen en het beveiligingssysteem kan duiden op misbruik of budgetoverschrijdingen. AIOS Business neemt niet uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor een natuurlijk persoon. Een dergelijk besluit vereist menselijke toetsing en een afzonderlijke rechtsgrondslag.

16. Cookies en technische logs

Er kan gebruik worden gemaakt van cookies en soortgelijke technologieën die nodig zijn voor de werking en het veilig inloggen van de dienst. Niet-noodzakelijke analytische of advertentiecookies kunnen alleen worden geactiveerd na voorafgaande, afzonderlijke toestemming. De technische logboeken dienen voor de werking, het oplossen van problemen, fraude en aanvalspreventie en kunnen slechts zo lang worden bewaard als nodig is.

17. Incident met betrekking tot gegevensbescherming

De Dienstverlener onderzoekt, documenteert en neemt mitigerende maatregelen voor incidenten die de beveiliging van persoonsgegevens aantasten. Als kennisgeving of informatie over belanghebbenden vereist is volgens de AVG, zal deze binnen de wettelijke termijn worden voltooid.

18. Wijziging van het prospectus

De Dienstverlener kan de informatie wijzigen bij wijziging van de wetgeving, dienstverlener, integratie of werking. De gebruiker wordt op de hoogte gebracht van de aanzienlijke wijziging in het account of per e-mail. Indien voor het gegevensbeheer voor een nieuw doel toestemming nodig is, wordt deze apart gevraagd; eerdere acceptatie kan niet automatisch worden uitgebreid naar een nieuw doel.