Zásady ochrany osobních údajů a pravidla souhlasu

1. Správce údajů

2. Působnost a zásady tohoto informačního dokumentu

Tento informační dokument se vztahuje na návštěvníky, registrující se osoby, uživatele, firemní účty a pozvané členy webu AIOS Business. Poskytovatel postupuje podle zásad zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, omezení účelu, minimalizace údajů, přesnosti, omezení uložení, integrity a důvěrnosti.

Údaje poskytnuté při registraci lze použít pro vytvoření účtu a pracovního prostoru, výkon služby, zabezpečení, měření nákladů a zákonné povinnosti. Registrace neznamená povolení používat data pro neomezený, blíže nespecifikovaný účel.

3. Rozhodné zákony

• Evropský parlament a Rada Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR);
• o právu na sebeurčení informací a svobodě informací CXII zákona z roku 2011 (Infotv.);
• o službách elektronického obchodu CVIII zákona z roku 2001;
• o ekonomické reklamní činnosti XLVIII zákona z roku 2008, jakož i povinná pravidla ochrany údajů platná v příslušné zemi.

4. Spravovaná data

5. Účel, právní základ a doba trvání správy údajů

Role ochrany dat přidružených programů

6. Registrační prohlášení

Role ochrany dat v kampaních uživatelských newsletterů

7. AI router a přenos dat pro modely

AIOS Business automaticky nepřenáší všechna data všem uvedeným poskytovatelům AI. Obsah úlohy lze odeslat pouze jednomu nebo více poskytovatelům služeb, které si uživatel vybere nebo které AI-router určí k provedení dané úlohy. Přenos je omezen na potřebná data a systém indikuje aktivní připojení modelu na rozhraní.

Uživatel se musí vyvarovat nahrávání zbytečných osobních údajů, zvláštních údajů, obchodních tajemství, advokátních tajemství, údajů o bankovních kartách, hesel nebo jiných autentizačních údajů. Údaje třetí strany můžete nahrát pouze s vhodným právním základem a informacemi.

8. Pravidla správy dat externích poskytovatelů služeb AI

Na zpracování dat, které provádějí, se vztahují podmínky externích poskytovatelů služeb. Vlastní informační list AIOS a dokumenty poskytovatele služeb by se měly číst společně. Před aktivací poskytovatele služeb je poskytovatel služeb povinen zkontrolovat odpovídající smluvní, bezpečnostní a mezinárodní záruky přenosu dat.

9. Úložiště, ověřování a další zpracovatelé osobních údajů

Poskytovatel cloudových a úložných služeb spolupracuje na technickém provozu webu, databáze a ukládání souborů. Přihlášením poskytnete AIOS Business ověřenou e-mailovou adresu a jméno vašeho účtu ChatGPT, pokud je k dispozici. E-mail, CRM, ERP, účetnictví, analytika nebo jiné integrace mohou přistupovat k datům pouze poté, co se uživatel výslovně připojí a udělí potřebná práva.

Seznam aktuálních skutečných zpracovatelů dat a dílčích zpracovatelů dat aktualizuje poskytovatel služeb, když aktivuje novou službu. Na základě legislativy mohou být údaje předávány úřadům, soudům nebo jiným oprávněným orgánům.

9/A. Uživatelská data Google a připojení Gmailu

9/B. Microsoft user data and the Microsoft 365 connection

10. Údaje o bance a bankovní kartě

11. Zabezpečení dat a přístup

Poskytovatel služeb chrání data pomocí technických a organizačních opatření přiměřených riziku, jako je šifrovaný přenos dat, řízení přístupu, oddělení pracovního prostoru organizace, protokolování, klíče API považované za tajné proměnné, kontrola oprávnění, zálohování a postupy správy incidentů.

K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby a smluvní zpracovatelé údajů, pouze v rozsahu nezbytném pro plnění jejich úkolů a za důvěrnosti. Žádný internetový systém nemůže slíbit absolutní bezpečnost bez rizika; Poskytovatel služeb proto neustále vyhodnocuje a vyvíjí ochranná opatření.

Izolace obsahu pracovního prostoru. Při běžném používání může obsah pracovního prostoru Uživatele prohlížet pouze Uživatel a jím pověření členové pracovního prostoru. Zaměstnanci poskytovatele služeb nečtou ani nepoužívají obsah uložený v pracovním prostoru pro obchodní účely. Systém zároveň technicky zpracovává data k provedení služby a obsah potřebný k provedení vybraného úkolu může být podle těchto informací předán zpracovateli dat nebo poskytovateli služeb AI.

Výjimečně, pouze v nezbytném rozsahu, s patřičným oprávněním, důvěrností a pokud možno protokolováním, může oprávněná osoba přistupovat k obsahu, pokud to vyžaduje technická podpora požadovaná Uživatelem, vyšetřování bezpečnostního incidentu, zabránění zneužití, obnovení systému nebo povinné zákonné nebo úřední ustanovení. Takový přístup nesmí být použit pro reklamu, profilování nebo využití obsahu Uživatele pro nezávislé obchodní účely.

Zachování na straně serveru a kontinuita pracovního postupu nenahrazují vlastní zálohu uživatele. Doporučuje se pravidelný export důležitých dokončených prací a dokumentů, protože v žádném IT systému nelze zcela vyloučit ztrátu dat v důsledku chyb serveru, zálohovacího úložiště, sítě nebo softwaru, výpadků proudu, kybernetických útoků, chyb externích poskytovatelů služeb nebo vyšší moci.

12. Mezinárodní přenos dat

Pokud zpracovatel zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, lze je předat pouze pomocí řešení podle kapitoly V GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, vhodných záruk, standardních smluvních doložek a případně posouzení dopadů předání. Pokud nelze zajistit odpovídající ochranu, Poskytovatel danou integraci neaktivuje nebo ji omezí.

13. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů může požádat o informace a přístup, opravu nebo výmaz svých údajů, omezení zpracování a — jsou-li splněny podmínky — přenositelnost údajů; může vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a odvolat svůj souhlas. Žádost lze podat na adrese support@aios-business.com. Obecně platí, že Poskytovatel služeb odpoví do jednoho měsíce a v případě potřeby může ověřit totožnost žadatele.

Registrovaný uživatel může zahájit trvalé smazání svého účtu a pracovního prostoru v nabídce Nastavení účtu. Po potvrzení smazání nelze obsah účtu a aktivní pracovní prostor obnovit. Tím nejsou dotčeny údaje, které je poskytovatel služby povinen uchovávat po omezenou dobu z důvodu zákonné povinnosti, právního požadavku nebo dokumentace bezpečnostního incidentu.

Stížnost lze podat u Národní úřad pro ochranu údajů a svobodu informací (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; poštovní adresa: 1363 Budapest, Pf. 9.), můžete se také obrátit na příslušný soud. Subjekt údajů žijící v jiné zemi se také může obrátit na dozorový úřad v místě svého bydliště.

14. Údaje o dětech

Službu nemohou využívat osoby mladší 13 let. Pokud daná země stanoví vyšší digitální věkovou hranici, platí vyšší věková hranice. Do 18 let je nutný souhlas rodiče nebo zákonného zástupce. Pokud se Poskytovatel služby dozví, že údaje dítěte byly do systému neoprávněně vloženy, neprodleně přijme nezbytná opatření.

15. Automatizované rozhodování a profilování

Směrovač AI si může vybrat model na základě technických úvah a bezpečnostní systém může indikovat zneužití nebo překročení rozpočtu. AIOS Business nečiní výlučně automatizovaná rozhodnutí s právním účinkem nebo obdobně významným dopadem na fyzickou osobu. Takové rozhodnutí vyžaduje lidskou kontrolu a samostatný právní základ.

16. Soubory cookie a technické protokoly

Lze používat cookies a podobné technologie potřebné pro provoz a bezpečné přihlášení ke službě. Nepotřebné analytické nebo reklamní soubory cookie lze aktivovat pouze po předchozím samostatném souhlasu. Technické protokoly slouží k provozu, odstraňování problémů, podvodům a prevenci útoků a lze je uchovávat pouze po nezbytně nutnou dobu.

17. Incident ochrany údajů

Poskytovatel služeb vyšetřuje, dokumentuje a přijímá opatření ke zmírnění incidentů ovlivňujících bezpečnost osobních údajů. Pokud je podle GDPR vyžadováno oznámení nebo informace o zainteresovaných subjektech, budou dokončeny v zákonné lhůtě.

18. Úprava prospektu

Poskytovatel služeb může upravit informace v případě změny legislativy, poskytovatele služeb, integrace nebo provozu. Uživatel je informován o významné změně na účtu nebo e-mailem. Je-li ke správě údajů vyžadován souhlas pro nový účel, žádá se samostatně; předchozí akceptaci nelze automaticky rozšířit na nový účel.